PENDAHULUAN
Jabatan Notaris lahir
karena masyarakat membutuhkannya, bukan jabatan yang sengaja diciptakan kemudian
baru disosialisasikan kepada masyarakat. G.H.S. Lumban Tobing, SH., dalam
bukunya yang berjudul Peraturan Jabatan Notaris menyebutkan bahwa lembaga
kemasyarakatan yang dikenal sebagai “notariat” ini timbul dari kebutuhan dalam
pergaulan sesama manusia, yang menghendaki adanya alat bukti baginya mengenai
hubungan hukum keperdataan yang ada dan/atau terjadi diantara mereka, suatu
lembaga dengan para pengabdinya yang ditugaskan oleh kekuasaan umum (openbaar
gezag) untuk dimana dan apabila undang-undang mengharuskan sedemikian atau
dikehendaki oleh masyarakat, membuat alat bukti tertulis yang mempunyai
kekuatan otentik.
Sehingga secara
singkat dapat dikatakan bahwa eksistensi Notaris bukanlah untuk dirinya sendiri
melainkan untuk memenuhi kebutuhan masyarakat. Kalimat inilah yang menjadi
dasar mengapa seorang Notaris harus menambah pengetahuan dan keterampilannya
dalam melayani masyarakat sebagai misi utama dalam hidupnya.
Pada dasarnya, peran
seorang Notaris adalah memberikan pelayanan berupa jasa bagi masyarakat yang
berniat untuk membuat alat pembuktian yang bersifat otentik. Pelayanan disini
jangan diartikan sempit, sebagai “membuat akta” saja. Pelayanan harus diartikan
menyangkut aspek holistik dan menyeluruh dari mulai kemudahan masyarakat
mendapatkan informasi, menghubungi Notaris, datang ke tempat Notaris, fasilitas
kantor Notaris, keramahan Notaris beserta pegawainya, dan lain sebagainya.
Pembuatan akta hanya sebagian dari aktivitas yang disebut pelayanan.
Hal tersebut di atas
berkaitan erat dengan banyaknya jumlah Notaris di Indonesia pada saat ini,
sehingga tidak dapat dipungkiri menimbulkan adanya persaingan diantara para
Notaris. Akan tetapi persaingan tersebut janganlah selalu dipandang dari segi
negatifnya, melainkan harus menjadi ‘cambuk’ bagi setiap Notaris untuk
meningkatkan pelayanannya. Harus diingat bahwa Pelayanan dalam dunia
kenotariatan tidak bisa disamakan dengan pelayanan pada dunia bisnis biasa.
Pelayanan dalam dunia kenotariatan harus tetap mengacu dan patuh pada Kode Etik
Notaris yang telah disahkan dan disepakati dalam Undang-Undang Nomor 30 Tahun
2004 tentang Jabatan Notaris (selanjutnya disebut dengan UUJN), sehingga
seorang Notaris yang memberikan pelayanan kepada kliennya tidak boleh
mengorbankan keluhuran dan martabat Notaris sebagai pejabat umum.
SISTEM ADMINISTRASI
DAN TATA KELOLA KANTOR NOTARIS
Keberhasilan seorang
Notaris tidak hanya bisa diukur dari banyaknya akta yang ia buat, melainkan
juga dari kepiawaiannya mengatur administrasi di kantornya. Akta yang banyak,
tanpa disertai administrasi yang rapi dan teratur akan mengakibatkan masalah
dan kesulitan dikemudian hari. Oleh karena itu perlu bagi seorang calon Notaris
untuk mengetahui, mempelajari serta memperhatikan administrasi kantor, sebelum
ia melaksanakan jabatannya sebagai seorang Notaris.
Kata “administrasi”
dapat diartikan dalam arti sempit dan dalam arti luas. Dalam arti sempit,
administrasi dapat diartikan sebagai kegiatan yang bersifat tulis menulis
(kegiatan ketatausahaan), seperti menulis daftar akta, daftar surat di bawah
tangan yang disahkan, daftar surat di bawah tangan yang dibukukan, dan
lain-lain.
Namun dalam arti
luas, administrasi seringkali diartikan sebagai manajemen, yakni perencanaan,
perorganisasian, pengarahan, pengkoordinasian dan pengawasan pekerjaan
ketatausahaan, sehingga mampu menyediakan informasi yang berguna dan bermanfaat
dalam pembuatan keputusan, di samping untuk mencapai tujuan yang telah
diperkirakan.
Sedangkan pengertian
“Kantor” dapat dilihat dalam artian statis, yaitu keadaan fisik yang merupakan
wadah atau tempat, dapat berupa gedung, rumah atau ruangan, dimana
kegiatankegiatan tata usaha dilakukan. Dalam arti yang dinamis, kantor
merupakan suatu organisasi dimana terdapat struktur, tugas, tanggung jawab, hak
dan wewenang dari setiap anggota organisasi yang bersangkutan.
Dengan demikian,
Administrasi Kantor Notaris dapat diartikan sebagai rangkaian kegiatan
menyeluruh terhadap aktivitas-aktivitas manajerial dan ketatausahaan dari
sebuah kantor Notaris dalam rangka untuk mencapai suatu tujuan.
Hal-hal yang perlu
diperhatikan agar sebuah kantor Notaris dapat melaksanakan seluruh kegiatan dan
aktivitasnya tersebut, meliputi :
1. Kantor ;
2. Inventaris
(Peralatan) kantor ;
3. Karyawan ; dan
4.
Pendokumentasian/tata kearsipan.
1. Kantor
Salah satu daya tarik
yang dapat memikat klien adalah kantor Notaris itu sendiri. Sebuah kantor
Notaris yang baik dapat menimbulkan kesan yang baik bagi Notarisnya. Sebuah
kantor Notaris yang baik bukanlah kantor yang besar dengan bangunan yang megah
melainkan kantor yang semua bagiannya sesuai dengan fungsinya, ruangan-ruangan
di dalamnya tertata baik, rapi dan selalu terjaga kebersihannya, sehingga dapat
memberikan kesan nyaman dan dapat dipercaya.
Ruangan-ruangan dalam
kantor yang ditata dengan baik dapat menimbulkan rasa senang dan nyaman, baik
bagi klien yang datang, maupun bagi karyawan yang bekerja di kantor tersebut.
Penataan kantor
sebaiknya memperhatikan hal-hal sebagai berikut :
a. Kantor Notaris
sebaiknya paling tidak mempunyai ruang kerja Notaris, ruang karyawan, ruang
rapat serta ruang penyimpanan protokol dan arsip. Penataannya harus sedemikian
rupa, sebagai contoh, ruang rapat yang semestinya tenang dan nyaman jangan
sampai terganggu oleh suara printer komputer karyawan yang sedang mencetak
akta.
b. Setiap ruangan
harus mendapat cahaya atau penerangan yang baik. Dengan penerangan yang baik
akan dapat meningkatkan hasil pekerjaan, mengurangi kesalahan-kesalahan dan
kelelahan serta dapat meningkatkan prestise kantor.
c. Estetika kantor
dan pilihan warna ruangan dapat pula mempengaruhi semangat kerja dan kesan yang
mendalam bagi setiap orang yang berkunjung ke kantor Notaris tersebut.
d. Jika terdapat dana
yang cukup, maka dalam ruangan kantor perlu juga dipasang pengatur suhu udara
(air conditioning) yang dapat meningkatkan produktivitas, mutu kerja yang lebih
tinggi, kesenangan pegawai, semangat kerja yang meningkat, dan kesan yang
menyenangkan bagi para tamu.
e. Setiap ruangan
harus selalu rapi dan bersih.
2. Inventaris
(Peralatan) kantor
Kecepatan dan
kenyamanan bekerja dapat terwujud jika minimal dalam suatu kantor Notaris
terdapat inventaris/peralatan sebagai berikut :
a. Komputer dan
printer ;
b. Internet ;
c. Mesin ketik ;
d. Meja dan kursi ;
e. Lemari
penyimpanan.
Penggunaan inventaris
(peralatan) kantor merupakan faktor penting bagi suatu kantor yang baik.
Pilihan yang tepat terhadap perlengkapan inventaris kantor, akan meningkatkan
efisiensi kantor.
Dalam menentukan
pilihan dan pengadaan perlengkapan inventaris kantor, beberapa hal yang perlu
mendapat perhatian adalah:
a. Jenis pekerjaan
dan cara penyelesaiannya.
b. Kemampuan dan
kebutuhan pegawai yang menggunakannya.
c. Fleksibilitas
penggunaan.
d. Kualitas dan
kuantitas pekerjaan.
e. Harga dan layanan
purna jual.
f. Nilai keindahan.
3. Karyawan
Demi kelangsungan
kantornya, seorang Notaris memerlukan karyawan-karyawan yang dapat membantu,
baik dalam persiapan dan penyelesaian akta-akta maupun dalam pengadministrasian
akta/surat/dokumen.
Oleh karena akta-akta
yang dibuat oleh dan dihadapan Notaris adalah dokumen (arsip) Negara yang harus
dijaga dengan sebaik-baiknya, serta banyaknya ketentuan-ketentuan yang harus
dijalankan seorang Notaris dalam jabatan profesinya, maka karyawan pada kantor
Notaris pun harus mengetahui dan paham dengan benar apa yang harus dilakukan,
apa yang tidak boleh dilakukan dan apa yang harus dihindari.
Di samping itu,
karyawan kantor Notaris sebaiknya memenuhi kriteria sebagai berikut :
a. Teliti ;
b. Jujur dan
berdedikasi tinggi ;
c. Mempunyai
pengetahuan yang luas, terutama menguasai dan memahami peraturan
perundang-undangan di bidang kenotariatan.
Setiap karyawan
Notaris harus jelas wewenang, tugas dan tanggung jawabnya, sehingga memudahkan
kontrol dan pengawasannya.
4. Pendokumentasian/tata
kearsipan
Tata kearsipan dapat
diartikan sebagai cara pengaturan dan penyimpanan dokumen secara teratur,
sehingga setiap saat diperlukan dapat dengan mudah dan cepat ditemukan kembali.
Dengan demikian, tata
kearsipan yang baik akan merupakan sumber informasi dan sumber dokumentasi,
serta sumber ingatan dari Notaris dan para karyawannya dalam melaksanakan
tugas. Pendokumentasian/tata kearsipan ini merupakan bagian yang penting dari
administrasi kantor Notaris. Setiap akta yang dibuat oleh Notaris harus tertata
dengan seksama, rapi dan tidak asal-asalan, karena akta-akta tersebut termasuk
dalam Protokol Notaris yang merupakan Arsip Negara yang wajib disimpan dan
dipelihara oleh Notaris dengan penuh tanggung jawab.
Dokumen yang harus
dipunyai setiap Notaris sebelum menjalankan jabatan profesi, antara lain :
1. Surat Keputusan
Menteri Hukum dan Hak Asasi Manusia Republik Indonesia tentang Pengangkatan
sebagai Notaris;
2. Berita Acara
Sumpah Notaris ;
3. Sertipikat Cuti
Notaris ;
4. Buku Daftar Akta,
Buku Daftar surat di bawah tangan yang Disahkan, Buku Daftar surat di bawah
tangan yang Dibukukan dan Buku Daftar Protes yang telah diberi nomor urut,
distempel dan diparaf Majelis Pengawas Daerah, kecuali pada halaman pertama dan
terakhir ditandatangani oleh Majelis Pengawas Daerah.
Pasal 1 butir 13 UUJN
menyebutkan bahwa yang dimaksud dengan Protokol Notaris adalah kumpulan dokumen
yang merupakan arsip negara yang harus disimpan dan dipelihara oleh Notaris.
Peyimpanan dan pemeliharaan Protokol Notaris tersebut terus berlangsung
walaupun Notaris yang bersangkutan telah pensiun atau bahkan sudah meninggal
dunia. Protokol Notaris tersebut diserahkan kepada Notaris lain sebagai
Pemegang Protokol Notaris.
Pasal 62 UUJN
mengatur mengenai alasan-alasan apa yang mendasari dilakukannya penyerahan
Protokol Notaris. Selengkapnya Pasal 62 UUJN menyebutkan bahwa penyerahan
Protokol Notaris dilakukan dalam hal Notaris:
a. meninggal dunia ;
b. telah berakhir
masa jabatannya ;
c. minta sendiri ;
d. tidak mampu secara
rohani dan/atau jasmani untuk melaksanakan tugas jabatan sebagai Notaris secara
terus menerus lebih dari 3 (tiga) tahun ;
e. diangkat menjadi
pejabat negara ;
f. pindah wilayah
jabatan ;
g. diberhentikan
sementara ; atau
h. diberhentikan
dengan tidak hormat.
Sedangkan dalam
Penjelasan Pasal 62 UUJN, disebutkan bahwa Protokol Notaris terdiri atas:
a. Minuta Akta;
Minuta akta adalah
asli akta Notaris, dimana di dalam minuta akta ini terdiri dari (dilekatkan)
data-data diri para penghadap dan dokumen lain yang diperlukan untuk pembuatan
akta tersebut. Setiap bulannya minuta akta harus selalu dijilid menjadi satu
buku yang memuat tidak lebih dari 50 akta. Pada sampul setiap buku tersebut
dicatat jumlah minuta akta, bulan dan tahun pembuatannya.
b. Buku daftar akta
atau Repertorium;
Dalam Repertorium
ini, setiap hari Notaris mencatat semua akta yang dibuat oleh atau dihadapannya
baik dalam bentuk minuta akta maupun Originali dengan mencantumkan nomor urut,
nomor bulanan, tanggal, sifat akta dan nama para penghadap.
c. Buku daftar akta
di bawah tangan yang penandatanganannya dilakukan di hadapan Notaris atau akta
di bawah tangan yang didaftar; Notaris wajib mencatat surat-surat di bawah
tangan, baik yang disahkan maupun yang dibukukan dengan mencantumkan nomor
urut, tanggal, sifat surat dan nama semua pihak.
d. Buku daftar nama
penghadap atau Klapper;
Notaris wajib membuat
daftar Klapper yang disusun menurut abjad dan dikerjakan setiap bulan, dimana
dicantumkan nama semua orang/pihak yang menghadap, sifat dan nomor akta.
e. Buku daftar
protes;
Setiap bulan Notaris
menyampaikan Daftar Akta Protes dan apabila tidak ada, maka tetap wajib dibuat
dengan tulisan “NIHIL”.
f. Buku daftar
wasiat; dan
Notaris wajib
mencatat akta-akta wasiat yang dibuatnya dalam Buku Daftar Wasiat. Selain itu,
paling lambat pada tanggal 5 setiap bulannya, Notaris wajib membuat dan
melaporkan daftar wasiat atas wasiat-wasiat yang dibuat pada bulan sebelumnya.
Apabila tidak ada wasiat yang dibuat, maka Buku Daftar Wasiat tetap harus
dibuat dan dilaporkan dengan tulisan “NIHIL”.
g. Buku daftar lain
yang harus disimpan oleh Notaris
berdasarkan ketentuan
peraturan perundang-undangan. Salah satunya adalah Buku Daftar Perseroan
Terbatas, yang mencatat kapan Pendiriannya dan dengan akta nomor dan tanggal
berapa, Perubahan Anggaran Dasar atau Perubahan susunan anggota Direksi,
anggota Dewan Komisaris atau Pemegang Sahamnya.
Di samping Buku
Daftar yang termasuk dalam Protokol Notaris yang telah disebutkan di atas,
seorang Notaris yang baik seyogyanya mengadministrasikan dan membuat tata
kearsipan terhadap hal-hal sebagai berikut:
1. Buku Daftar Akta
Harian ;
2. Map khusus yang
berisikan minuta-minuta akta sebelum dijilid menjadi Buku setiap bulannya ;
3. File Arsip Warkah
Akta ;
4. File Arsip yang
berisikan copy Surat Di Bawah Tangan Yang Disahkan ;
5. File Arsip yang
berisikan copy Surat Di Bawah Tangan Yang Dibukukan ;
6. File Arsip yang
berisikan copy Daftar Protes ;
7. File Arsip Copy
Collatione (yaitu copy dari surat di bawah tangan berupa salinan yang memuat
uraian sebagaimana ditulis dan digambarkan dalam surat yang bersangkutan) ;
8. File Arsip Laporan
Bulanan Notaris kepada Majelis Pengawas Daerah (MPD) yang dilampiri dengan tanda
terima dari MPD ;
9. File Arsip yang
berisikan Laporan Wasiat kepada Direktur Perdata cq Balai Harta Peninggalan Sub
Direktorat Wasiat;
10. File Arsip yang
berisikan tanda terima salinan Akta;
11. Buku Surat Masuk
dan Surat Keluar Notaris ;
12. File Arsip Surat
Masuk Notaris ;
13. File Arsip copy
Surat Keluar Notaris ;
14. Buku Daftar
tentang Badan Hukum Sosial dan Badan Usaha yang bukan badan hukum yang dibuat
di kantornya.
Setiap bulan,
selambat-lambatnya tanggal 15, Notaris wajib menyampaikan secara tertulis
salinan yang telah disahkannya dari daftar Akta dan daftar lain yang dibuat
pada bulan sebelumnya kepada Majelis Pengawas Daerah (= Laporan Bulanan).
Contoh Laporan
Bulanan Akta, adalah sebagai berikut :
Jakarta, 01 April
2011
Nomor : 001/IV/2011
Lampiran : 4 berkas
Hal : Penyampaian
Salinan Akta Yang Telah Disahkan dari Daftar Akta, Daftar Surat Di Bawah Tangan
Yang Disahkan & Yang Dibukukan serta Salinan Daftar Protes
Kepada Yth.
Ketua Majelis
Pengawas Notaris Daerah Jakarta Selatan
JL. MT Haryono Nomor
24
Jakarta
Dengan Hormat,
Untuk memenuhi
ketentuan Pasal 61 ayat (1) Undang-Undang Nomor 30 tahun 2004 tentang jabatan
Notaris dan sehubungan dengan Pasal 38 ayat (1) Peraturan Menteri Hukum dan Hak
Asasi Manusia Republik Indonesia No. M.02.PR.08.10 Tahun 2004 tanggal 7
Desember 2004, maka dengan ini saya sampaikan :
1. Salinan yang telah
disahkan dari Buku daftar Akta, yang dibuat dalam bulan Maret 2011, dengan
nomor bulanan 01 sampai dengan nomor 25 dan nomor urut repertorium 50 sampai
dengan nomor 75;
2. Salinan dari
daftar Surat Di Bawah Tangan Yang Disahkan yang dibuat dalam bulan Maret 2011,
dengan nomor urut Leg. 10/2011
3. Salinan dari
daftar Surat Di Bawah Tangan Yang Dibukukan yang dibuat dalam Bulan Maret 2011,
dengan nomor urut Reg. 10/201; Salinan daftar Protes seperti dimaksud dalam
Pasal 143 C dan Pasal 218 C Kitab Undang-Undang Hukum dagang yang dibuat dalam
bulan Maret 2011, NIHIL.
Demikian disampaikan,
agar dapat diterima dengan baik dan dipergunakan sebagaimana mestinya.
Hormat saya,
Notaris di Jakarta,
(KARTIKA, SH)
Dalam menjalankan
jabatannya, Notaris harus memiliki integritas dan bertindak profesional. Pada
saat mengucapkan sumpah jabatannya pun Notaris berjanji untuk menjalankan
jabatannya dengan amanah, jujur, seksama, mandiri dan tidak berpihak serta
menjaga sikap, tingkah laku dan menjalankan kewajibannya sesuai dengan kode
etik profesi, kehormatan, martabat dan tanggung jawab.
Walaupun demikian
tidak dapat dipungkiri bahwa masih banyak Notaris, baik disengaja maupun tidak,
dalam melaksanakan jabatannya melakukan perbuatan-perbuatan yang melanggar
peraturan perundang-undangan dan kode etik. Pelanggaran tersebut antara lain :
1. Notaris mempunyai
papan nama lebih dari satu di tempat berbeda ;
2. Papan nama Notaris
masih terpampang, sedangkan Notarisnya sudah pensiun atau sudah meninggal dunia
;
3. Notaris sudah
pensiun tetapi tidak menyerahkan Protokolnya ;
4. Notaris sudah
meninggal dunia tetapi Protokolnya masih disimpan oleh ahli waris, tidak
diserahkan kepada Notaris yang sudah ditunjuk sebagai Pemegang Protokol;
5. Notaris tidak
membuat buku-buku daftar yang merupakan Protokol Notaris, seperti Buku Daftar
Akta atau Repertorium dan Buku Daftar Nama Penghadap atau Klapper. Sedangkan di
dalam minuta akta dibundel dokumen-dokumen yang tidak perlu dilekatkan, seperti
kwitansi biaya pembuatan akta.
PENUTUP
Keberhasilan seorang
Notaris terlihat tidak hanya terbatas pada berapa banyak jumlah akta yang ia
buat setiap bulannya, melainkan terlihat dari bagaimana cara ia mengelola
administrasi kantornya itu. Bagi seorang Notaris adalah sangat penting untuk
memelihara ketertiban administrasi kantor dengan sebaik-baiknya. Hal tersebut
dikarenakan seluruh akta-akta dan arsip yang disimpan oleh seorang Notaris
adalah dokumen/arsip milik negara yang harus dijaga serta dipelihara dengan
sunguh-sungguh.
Sehingga dapat
disimpulkan bahwa seorang Notaris yang sukses dalam melaksanakan jabatannya
dapat dipastikan telah menjalankan sistem Administrasi dan Tata Kelola Kantor
yang baik.
Demikianlah sedikit
pembahasan mengenai Sistem Administrasi dan Tata Kelola Kantor Notaris yang
dapat kami berikan. Semoga bermanfaat dan dapat memberikan gambaran yang
berguna kepada rekan-rekan semua.
DAFTAR PUSTAKA
Saputro, Anke Dwi ,
ed. 100 Tahun Ikatan Notaris Indonesia, Jati Diri Notaris Indonesia, Dulu,
Sekarang, dan di Masa Datang. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama. 2008.
Tobing, G.H.S. Lumban.
Peraturan Jabatan Notaris, cet. 1.
Jakarta : Erlangga.
1980
Indonesia,
Undang-Undang Jabatan Notaris, UU No. 30 Tahun 2004, LN No. 117 Tahun 2004, TLN
No. 4432.
Hanindito, Edna.
Administrasi Kantor Notaris, Disajikan pada acara Pelatihan Pemahaman Materi
dan Teknis Pelaksanaan Operasionalisasi Sistem Administrasi Badan Hukum dan
Materi Lain Yang Terkait yang diselenggarakan oleh Ikatan Notaris Indonesia di
The Ritz Carlton Pacific Place Lt.4, SCBD Area, pada tanggal 18-19 Januari
2010.
Natakusumah, Arikanti.
Sistim Administrasi Kantor Notaris, Jakarta 19-20 Januari 2010.
Widjaja, Winarti
Lukman. Tata Kelola Kantor Notaris. Notaris Kota Jakarta Pusat.
http://notary-herman.blogspot.com/2009/03/tertib-administrasikantor-notaris.html./
[1] Disajikan oleh Sovyedi
Andasasmita, SH.SpN., pada acara Pelatihan Pemahaman Materi dan Teknis
Pelaksanaan Operasionalisasi Sistim Administrasi Badan Hukum dan Materi Lain
Yang Berkaitan dengan Tugas dan Jabatan Notaris yang diselenggarakan oleh
Pengurus Pusat Ikatan Notaris Indonesia (PP-INI) bekerja sama dengan Direktorat
Jenderal Administrasi Hukum Umum Kementerian Hukum dan HAM RI di Balai Sidang
Jakarta Convention Centre, pada tanggal 26-27 April 2011
